Privacybeleid

Privacybeleid Scouting De Biezenhutters

Scouting de Biezenhutters verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement

In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting de Biezenhutters via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier. De gegevens worden bij de penningmeester bewaard.Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het formulier gearchiveerd ten behoeve van de SEPA incasso. Voor Scouts Online zie het privacystatement op scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting De Biezenhutters hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedsel allergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit terug gegeven aan de ouders/verzorgers.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting de Biezenhutters mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een fysiek opgaveformulier. De gegevens worden centraal bewaard en na de (groeps)activiteit en/of kamp vernietigd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in Davilex Club. Alleen de penningmeester van scouting de Biezenhutters heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd. Er bestaat ook de mogelijkheid voor de ouders/verzorgers om vrijwillig deel te nemen in een whats-app groep van de betreffende speltak.

Online media

Scouting de Biezenhutters maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op biezenhutters.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website.

Beeldmateriaal

Scouting de Biezenhutters maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting De Biezenhutters en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Verhuur

Ten behoeve van de verhuur wordt een verhuurcontract opgesteld. Deze bevatten gegevens van de huurder. De contracten worden in een afgesloten ruimte bewaard en vernietigd nadat het boekjaar financieel is afgesloten en aan de verplichtingen van het contract is voldaan.

Communicatie

Het privacy beleid van Scouting de Biezenhutters is terug te vinden via biezenhutters.nl en op te vragen via het secretariaat via info@biezenhutters.nl

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting de Biezenhutters binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@biezenhutters.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Dit privacy reglement is voor het laatst aangepast op 29 juli 2020.